¿Qué tienes que tener en cuenta antes de mudarte de oficina?

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Cuando hablamos de mudarnos de oficina, es un proceso muy distinto al que involucran las mudanzas de casa. Lo primero es que habrá muchas más personas involucradas, personas que no son parte de nuestro núcleo familiar, el mobiliario a mudar será muy distinto, la mudanza implicará material muy delicado para el funcionamiento de toda una empresa, entre otros factores.

Lo más importante aquí es que los tiempos cuentan, ya que el tiempo de la mudanza dejará a la empresa inactiva y por lo tanto no debería prolongarse mucho, siendo de vital importancia ser muy eficientes durante todo el proceso.

Si te encuentras frente a este reto, no desesperes que hemos consultado con el equipo experto en mudanzas de oficinas de Servieco y te traemos una serie de factores que si tomas en cuenta antes de tu mudanza, te aseguramos que será exitosa.

Planifica tu presupuesto y analiza opciones

Lo que hace exitoso cualquier proyecto es su planificación, esta debe comenzar por establecer el presupuesto con el que contamos para poder organizarnos dependiendo del capital que nos permita contratar un servicio u otro. Así, por ejemplo, quizá tendremos el presupuesto suficiente para contratar servicios integrales de mudanza de parte de una empresa que se encargue de absolutamente todo por nosotros, dejándonos solo la supervisión de sus labores. Pero, en la mayoría de los casos esto nos sucede y tenemos que ocuparnos nosotros mismos de gran parte del trabajo, por lo que necesitamos una mayor planificación.

Asimismo, deberás evaluar todas las opciones a tu mano. Quizá cuentas con tu propio medio de transporte para trasladar tus muebles, quizá cuentas con el apoyo de los miembros de tu equipo para no hacer todo el trabajo pesado tu solo, quizá eres una empresa muy pequeñas  y no es tanto lo que hay que hacer… Todo esto hay que evalúalo para poder diseñar un plan de acción adecuado y eficiente.

Elige la fecha del traslado

Como te dijimos, al hacer la mudanza de tu oficina., tendrás que estar inactivo, por lo que debes ser muy estratégico con este punto. Debes planificar muy bien la fecha de la mudanza, para que, por ejemplo, caiga durante los meses o los periodos donde tu empresa suele tener menor actividad, como suele suceder durante los meses de verano y siempre teniendo en cuenta las vacaciones de tus empleados .

Planifica

Para que la mudanza sea exitosa se debe diseñar un plan de acción donde aparezcan listadas todas las labores que hay que hacer y en el orden que hay que hacerlas. Además también será importante que delegues en tus empleados, ayudantes o la empresa de mudanzas contratada las labores que a ellos les competen para garantizar un trabajo en equipo coordinado.

Delega tareas a tu personal 

Siguiendo con el punto anterior, parte de una buena planificación es delegar tareas a tu equipo. Por ejemplo, ya que se trata de una oficina de trabajo, deberás delegar a cada uno de tus empleados a recoger sus respectivos puestos de trabajo, embalar sus pertenencias y ayudar con el equipo de trabajo de su departamento y que sea de uso común, incluso, podrías pedirles llevar su propio inventario, y por supuesto hacer una caja con su material más delicado e importante para realizar sus funciones.

Si tu empresa es demasiado grande, sería útil designar a un coordinador de mudanza por departamento que pueda ayudarte a supervisar que todos sus subordinados están realizando sus funciones de forma eficiente.

Planifica el material necesario para la mudanza

También deberás prestar atención a los suministros básicos que necesitas para realizar la mudanza: cinta adhesiva, cajas, tijeras para cortar la cinta, plástico de burbujas… De esta forma tendrás todo a la mano para hacer una mudanza eficiente y rápida.

Haz un inventario

Una de las reglas principales en cuanto a mudanzas se trata es la elaboración de un inventario. De esta forma no se te pasará nada por alto y en caso de traslados en camiones por parte de empresas especializadas, tendrás un documento que te sirva de garantía por si alguna de tus pertenencias se pierde o daña durante todo el proceso.

Al tener bien definido tus pertenencias y su estado antes de subir al camión, podrás usarlo para reclamar ante la empresa por cualquier inconveniente.

Ten disponible un vehículo

Tener un vehículo a tu disposición para el traslado de tus equipos y mobiliario de oficina es imprescindible, ya sea que tengas vehículos acondicionados para tal fin como parte de los activos de tu empresa, que hayas conseguido unos prestados o que hayas contratado los servicios de transporte de una agencia de mudanzas profesional.

Traslada los equipos informáticos primero

Lo primero a trasladar deben ser aquellos equipos que necesiten de un proceso largo de desmontaje y, montaje y puesta en marcha y sin los que tu empresa no pueda funcionar, como en el caso de los ordenadores, teléfonos…

Contacta con profesionales

Ya que solicitarás la ayuda de agencias de mudanza para algunos de los pasos de tu mudanza, debes procurar estar contratando una empresa de profesionales con todos los permisos requeridos, con el equipamiento y los vehículos adecuados y en buenas condiciones, y toda la experiencia que necesitan para saber como tratar tus bienes durante todo el proceso.

Ten una caja de imprescindibles

Cada empleado de tu empresa deberá armar una caja de imprescindibles que incluirá todas aquellas cosas que dicho empleado necesita para realizar sus labores cotidianas. De esta forma los empleados estarán listos para retomar sus labores una vez lleguen a la nueva oficina y se comiencen a poner en marcha todos los equipos informáticos.

Cuida tus pertenencias de valor

Debes tener especial cuidado de no extraviar o dañar las pertenencias de más valor para la empresa, como el contenido de alguna caja fuerte, documentos de importancia, equipo electrónico delicado, etc…

Avisa a tus clientes y proveedores

No olvides avisar a tus clientes y proveedores del cambio de dirección, así como también es importante que lo actualices en tu página web, Google My Business, material de papelería, tarjetas de visita…

Además, también debes comunicarle este cambio de domicilio a las autoridades pertinentes para mantener la información corporativa y fiscal al día.

Ten preparada las nuevas instalaciones

Si tienes preparada tu nueva instalación para recibir todo tu mobiliario y equipo , serás más fácil distribuir los espacios y ponerlo todo en funcionamiento para recuperar tu operatividad.

Planifica el espacio en tu nueva oficina

Una vez hayan llegado todo tu mobiliario y equipos a tu nueva oficina estos deberán ser dispuestos de una forma organizada y eficiente que permita una jornada de trabajo productiva para todos en tu empresa.

Para ellos debes planear una distribución adecuada y eficiente de los nuevos espacios, de forma que se adapten a tus departamentos y las actividades que se desempeñan en cada uno. Para esto debes analizar:

  • ¿Cuáles son tus prioridades? ¿Maximizar el espacio, trabajar con las limitaciones del presupuesto, desarrollar instalaciones especiales?
  • ¿Qué tipo de cultura de trabajo quieres fomentar?
  • ¿Qué mobiliario necesitas? ¿El mobiliario que traes de tu antigua oficina se adapta o debes comprar mobiliario nuevo para complementar o para reponer alguno que ya no se adapte?
  • ¿Cuánto trabajo conlleva la instalación de tu oficina y cuanto tiempo te tomará?

Así, a la hora de distribuir tus nuevos espacios debes hacerlo en  función de:

  • La comodidad y la humanización:

Tanto los espacios como el mobiliario de tu oficina, incluidas las sillas y las mesa, y que tus empleados utilicen a diario deben estar enfocados hacia la comodidad. Piensa que tus empleados pasan la mayor parte de su día y su semana en tu oficina y merecen hacerlo en las condiciones óptimas para su bienestar personal y su rendimiento optimo. Además, así estarás cumpliendo con la normativa en cuanto a ergonomía que ahora está reinando tanto en los ambientes laborales.

  • Operatividad

El espacio de trabajo también debe estar bien dividido en función del tipo de trabajo que se realiza en tu oficina. Por ejemplo, si el despacho del jefe va a estar vacío la gran parte del tiempo no debería ser excesivamente grande ocupando espacio que podría ser de utilidad para otras actividades o si vas a usar tu sala de reuniones solo una vez a la semana puedes pensar en otras alternativas que no sean habilitar un espacio completo para ello. Igualmente se pueden lograr excelentes distribuciones de espacios muy pequeños con el uso de, por ejemplo,  espacios multidisciplinares, paneles móviles, mamparas, zonas comunes y espacios abiertos. La idea es optimizar todas tus zonas y conseguir un espacio de armonía.

  • Productividad

Un espacio que le permita flexibilidad a sus empleados durante sus funciones diarias es un espacio que logrará altos niveles de productividad. Tu oficina debe estar distribuida de una forma versátil y que potencie la adaptabilidad, la comunicación y la movilidad entre los puestos de trabajo. En este sentido, los open spaces cumplen con todos los requisitos y son super modernos.

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